Comment planter une réponse à Appel d'offre en 10 leçons ?

1/ Se contenter de l'argumentaire du service achat pour mesurer la probabilité de remporter le marché.

L'un des objectifs d'un service achat est de s'assurer qu'un minimum de soumissionnaires répondront à l'appel d'offre pour éviter toute forme d'invalidation ou report. De ce fait, l'objectivité de l'argumentaire des achats sur la valeur de notre solution doit être relativisée. Au-delà de la mesure des chances de gain, la qualification doit permettre de collecter les informations indispensables pour la construction de la proposition de valeur.

2/ S'engager dans une réponse à appel d'offre pour principal motif que le tunnel de vente comporte un volume d'opportunités trop faible

Si l'absence d'opportunités est le moteur principal d'un GO en revue est trop souvent un pari audacieux. Car le risque est que l'équipe de réponse surinvestisse du temps sur une opportunité avec une faible probabilité de gain. Il est parfois préférable d'investir ce temps dans la génération de nouvelles opportunités.   

3/ Privilégier le critère de disponibilité des consultants à affecter à l'équipe de réponse indépendamment de leur domaine d'expertise, savoir faire ou expérience afin de réduire les couts d'avant vente et limiter l'impact sur les missions en cours

En dehors du cas de figure où le client a déjà pris sa décision de travailler avec vos services avant soumission du RFP, La réponse à appel d'offre reste une compétition où la règle veut que la meilleure équipe ayant construit la meilleure proposition l'emporte.

La composition de l'équipe de réponse est donc déterminante pour gagner le marché. 

4/ Ne pas engager l'équipe de réponse en mode projet

La réponse à appel d'offre reste une course contre la montre avec plusieurs étapes. Le risque de ne pas organiser l'équipe de réponse en mode projet est de ne pas disposer du temps nécessaire pour travailler collectivement sur des composants clefs tels que le modèle de delivery, le pricing, la gestion des risques, la proposition de valeur,…

5/ Laisser le commercial travailler seul sur la définition de la valeur de la solution proposée

Le constat observé maintes fois de commerciaux souffrant du syndrome de la feuille blanche pour compléter la partie " Valeur de notre proposition" de l'Executive Summary. La valeur d'une proposition est au cœur de la stratégie de réponse qui doit être construite avec une équipe de réponse élargie incluant le management afin d'intégrer un ensemble disparate d'axes de valeur : delivery, pricing, finance, …  

6/ Ne pas définir de gouvernance au sein de l'équipe de réponse

La gouvernance a pour principal objet de faciliter la prise de décision. Dans un processus de réponse fortement contraint par le temps, la gouvernance doit accélérer une prise de décision au sein même de l'équipe de réponse sur des thématiques centrales telles que la sécurisation d'un plan de charge via des provisions versus une optimisation du pricing.

7/ Sous estimer les délais nécessaires pour respecter les processus de validation interne

Le respect des processus de validation interne constitue généralement un garde fou qui protège l'organisation mais également l'équipe de réponse sur la nature des engagements pris. Cette étape de validation intervient en fin de cycle de production de la réponse et peut générer des demandes de révision nécessitant une charge de travail conséquente pouvant altérer la qualité du document au vue du respect des échéances.

8/  Déconsidérer la capacité de la concurrence à faire la différence

Le respect de la concurrence doit rester un moteur de l'équipe de réponse pour générer encore plus de valeurs

9/ Ne pas se conformer à 100% aux requis mentionnés dans le RFP

Les services achats sont souvent sensibles au respect des prérequis du RFP ainsi que la complétude de la réponse livrée.

10/ Ne pas respecter le délai de réponse

Combien de réponses à appel d'offre notamment en marché public  n'ont pas été prise en compte pour cause de non respect du délai de réponse ?

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