Automatiser réponse RFP via IA : Réalité ou Mythe marketing ?

Qui n'a jamais consacré de soirée(s) voire de weekend(s) à compléter les réponses de plusieurs centaines de questions dans le cadre d'une réponse à RFP afin de respecter le délai de réponse ?

Malgré le fait que les RFP présentent de nombreux points de similitude de l'un à un autre, la production des réponses aux questionnaires nécessite généralement de requérir à un processus manuel intégrant une phase de collecte d'information interne pour les motifs suivants :

• La réutilisation de réponses antérieures est rendue difficile par la variation de la formulation des questions posées

• L'information recherchée est disséminée au sein de l'organisation

• Le contenu informatif est une matière vivante liée à l'évolution des offres produit & service, des chiffres clefs, des documents administratifs,…

• L'absence de démarche collaborative pour partager le contenu des anciennes réponses

Gagner la course contre le temps est un facteur clef de succès pour toute réponse à appel d'offre où l'enjeu principale est que l'équipe de réponse consacre un maximum sur la production d' une proposition de valeur fortement différenciante par rapport à la concurrence.

Au-delà du confort d'automatisation de la tâche pour l'équipe de réponse, la promesse des solutions IA d'automatiser jusqu'à 90% de la production des réponses au questionnaire apporte alors un véritable bénéfice pour le soumissionnaire.

A ce jour, on peut considérer que la maturité des modèles privé LLM utilisés par les éditeurs permettent d'automatiser la production de réponse au questionnaire ou à minima de donner accès en direct aux sources documentaires pertinentes pour extraire l'information et enfin de répondre aux exigences de sécurité et de confidentialité.

Néanmoins le prérequis est de construire en amont une base documentaire de connaissance qui alimente la plateforme IA  par différentes sources de documents : Ancienne réponse à RFP, Caractéristique des produits & services, politique environnemental, social et gouvernance (ESG), site web entreprise, ….

Cette base documentaire doit être régulièrement  actualisé et enrichi au fil du temps pour fiabiliser la pertinence des réponses proposées et ainsi espérer un taux croissant d'automatisation.

“L'innovation systématique requiert la volonté de considérer le changement comme une opportunité.” Joseph Schumpeter